SPIS TREŚCI
01
COVID-19 a zmiany w Kodeksie spółek handlowych
Jak ustawodawca zmienił funkcjonowanie organów spółek kapitałowych w związku ze stanem pandemii koronawirusa.
02
Sprawozdanie Dziekana II kadencji
- radcy prawnego Ryszarda Ostrowskiego - z działalności OIRP w Katowicach za rok 2020.
03
Prawne skutki przekształcenia przedsiębiorcy jednoosobowego w spółkę z o.o., a kwestia majątku wspólnego małżonków.
01
COVID-19 a zmiany w Kodeksie spółek handlowych
Regulacje prawne zawarte w „pakiecie antykryzysowym” obejmują nie tylko zmiany wynikające
z dotychczasowego brzmienia ustawy
o zwalczaniu COVID-19, ale także nowelizację ustaw związanych m.in. z Kodeksem spółek handlowych. Niniejszy materiał koncentruje się głównie na najważniejszych założeniach z obszarów prawa spółek prawa handlowego.
Ustawa weszła w życie z dniem ogłoszenia i obowiązuje – z wyjątkiem niektórych przepisów - od dnia 01 kwietnia 2020 roku.
Na podstawie przepisów w/w ustawy doszło do zmiany przepisów Kodeksu spółek handlowych w zakresie art. 208; art. 222; art. 2341; art. 238; art. 371; art. 388; art. 4065.
Generalnie zmiany sprowadzają się do ułatwienia funkcjonowania organów kolegialnych spółek kapitałowych, a to poprzez wykorzystanie środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.Zamiarem ustawodawcy było wprowadzenie takich zmian w treści przepisów Kodeksu, które de facto zwalniają spółki z obowiązku dokonywania zmian
w treści umów/statutów.W związku z powyższym – organy kolegialne niemalże wszystkich spółek będą mogły działać z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległości na mocy samej tylko ustawy.
Posiedzenia zarządu spółki z o.o. art. 208
W posiedzeniu zarządu można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Podejmowanie uchwał zarządu spółki z o.o. art. 208
1) Zarząd może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość;
2) Członkowie zarządu mogą brać udział w podejmowaniu uchwał zarządu, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu;
- chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Posiedzenia rady nadzorczej spółki z o.o. art. 222
W posiedzeniu rady nadzorczej można uczestniczyć przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
1) Zarząd może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość;
2) Członkowie zarządu mogą brać udział w podejmowaniu uchwał zarządu, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu;
- chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Podejmowanie uchwał rady nadzorczej spółki z o.o. art. 222
Członkowie rady nadzorczej mogą brać udział
w podejmowaniu uchwał rady nadzorczej, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Oddanie głosu na piśmie nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu rady nadzorczej. Rada nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Uchwała jest ważna, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały
oraz co najmniej połowa członków rady wzięła udział
w podejmowaniu uchwały. Umowa spółki może przewidywać surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwał w trybie określonym w zdaniu pierwszym. Uchwały podejmowane w powyższym trybie MOGĄ dotyczyć nawet wyborów przewodniczącego
i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszania
w czynnościach tych osób, a to wobec uchylenia § 5
w przepisie art. 222 k.s.h. Odwrócenie dotychczasowych zasad – przed nowelizacją podejmowanie uchwał
w trybie pisemnym bądź przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość jak również oddawanie swego głosu przez przedstawiciela było możliwe tylko wtedy, gdy było to wyraźnie zaznaczone w umowie. Po nowelizacji – powyższe są dozwolone na mocy ustawy, chyba że umowa spółki wyraźnie tego zabroni. (to co wcześniej było wyjątkiem, dzisiaj jest regułą)
Udział w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o.
art. 2341
Udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. O udziale
w zgromadzeniu wspólników w ten sposób postanawia zwołujący to zgromadzenie.W zawiadomieniu należy wtedy dodatkowo zamieścić informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu
oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał. Udział w zgromadzeniu wspólników, o którym mowa powyżej, obejmuje
w szczególności:1) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących
w zgromadzeniu wspólników, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników, i2) wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników. Rada nadzorcza, zaś w jej braku wspólnicy, określą w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin nie może określać wymogów
i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji wspólników i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Przyjęcie regulaminu może nastąpić uchwałą wspólników bez odbycia zgromadzenia,
jeżeli wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrażą na piśmie zgodę na treść tego regulaminu. W odniesieniu do zgromadzeń wspólników zwołanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, zwołujący je może postanowić o umożliwieniu uczestnictwa w nim w ww. trybie, z zastrzeżeniem obowiązku poinformowania o tym w trybie przewidzianym dla zwołania zgromadzenia wspólników i nie później niż na 4 dni przed dniem odbycia zgromadzenia wspólników.
Posiedzenie zarządu spółki akcyjnej art. 371
W posiedzeniu zarządu można uczestniczyć również przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że statut spółki stanowi inaczej.
Rada nadzorcza określi w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w posiedzeniu zarządu przy wykorzystywaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin nie może określać wymogów
i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji członków zarządu i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektroniczne.
Podejmowanie uchwał zarządu spółki akcyjnej art. 371
1) Zarząd może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość;
2) Członkowie zarządu mogą brać udział w podejmowaniu uchwał zarządu, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu,
- chyba że statut spółki stanowi inaczej.
Posiedzenia rady nadzorczej oraz poodejmowanie uchwał rady nadzorczej spółki akcyjnej art. 388
W posiedzeniu rady nadzorczej można uczestniczyć również przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że statut spółki stanowi inaczej. (Rada nadzorcza określi
w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału
w posiedzeniu rady nadzorczej przy wykorzystywaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji członków rady nadzorczej
i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektroniczne). Członkowie rady nadzorczej mogą brać udział w podejmowaniu uchwał rady nadzorczej, oddając swój głos na piśmie za pośrednictwem innego członka rady nadzorczej, chyba że statut spółki stanowi inaczej. Oddanie głosu na piśmie nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad
na posiedzeniu rady nadzorczej. Rada nadzorcza może podejmować uchwały w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, chyba że statut spółki stanowi inaczej. Uchwała jest ważna, gdy wszyscy członkowie rady zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podejmowaniu uchwały. Statut spółki może przewidywać surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwał w trybie określonym w zdaniu pierwszym. Uchwały podejmowane
w powyższym trybie MOGĄ dotyczyć nawet wyborów przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołania członka zarządu oraz odwołania i zawieszania w czynnościach tych osób,
a to wobec uchylenia § 4 w przepisie art. 388 k.s.h. Odwrócenie dotychczasowych zasad – przed nowelizacją podejmowanie uchwał w trybie pisemnym bądź przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość jak również oddawanie swego głosu przez przedstawiciela było możliwe tylko wtedy, gdy było to wyraźnie zaznaczone w umowie. Po nowelizacji – powyższe są dozwolone na mocy ustawy, chyba że statut spółki wyraźnie tego zabroni. (to co wcześniej było wyjątkiem, dzisiaj jest regułą)
Udział w walnym zgromadzeniu spółki akcyjnej art. 406
Udział w walnym zgromadzeniu można wziąć również przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że statut spółki stanowi inaczej. O udziale
w walnym zgromadzeniu w ten sposób postanawia zwołujący to zgromadzenie. Udział w walnym zgromadzeniu, o którym mowa powyżej, obejmuje
w szczególności:
1) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w walnym zgromadzeniu, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad walnego zgromadzenia, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad walnego zgromadzenia,
2) wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku walnego zgromadzenia. W odniesieniu do walnych zgromadzeń zwołanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy, zwołujący je może postanowić o umożliwieniu uczestnictwa w nim w ww. trybie z zastrzeżeniem obowiązku poinformowania o tym w trybie przewidzianym dla zwołania walnego zgromadzenia
i nie później niż na 4 dni przed dniem odbycia walnego zgromadzenia Rada nadzorcza określi w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin nie może określać wymogów
i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji akcjonariuszy i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej. Spółka publiczna zapewnia transmisję obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym. Nie narusza to obowiązków informacyjnych określonych w przepisach o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych. W przypadku wykonywania prawa głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej spółka niezwłocznie przesyła akcjonariuszowi elektroniczne potwierdzenie otrzymania głosu. Na wniosek akcjonariusza, złożony nie później niż po upływie trzech miesięcy od dnia walnego zgromadzenia, spółka przesyła akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi potwierdzenie, że jego głos został prawidłowo zarejestrowany oraz policzony, chyba że takie potwierdzenie zostało przekazane akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi wcześniej. (Regulacja przewidziana w ostatnim akapicie wchodzi w życie
z dniem 3 września 2020 r.)
Ustawa z dnia 31 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych
opracowano w Kancelarii Radców Prawnych i Adwokatów
Lexus-Consulting Gicala, Koczar, Ostrowski, Pokorski Sp. P.
02
Sprawozdanie Dziekana II kadencji z działalności OIRP w Katowicach za rok 2020
Szanowni Państwo,
Dzisiejsze „słowo dziekana” poświęcone będzie głównie temu co wydarzyło się w naszej Izbie przez ostatnie 7 lat. Zdaję sobie sprawę, że dużo łatwiej w obecnych czasach pandemii pisać o historii aniżeli o tym co zdarzy się za kilka tygodni czy w przyszłym roku. Uciążliwości związane z funkcjonowaniem w erze koronawirusa rzutują także w dużym stopniu na działania samorządu. Teoretycznie w zakresie zadań samorządowych opisanych ustawą wypełniamy swoje obowiązki, dokonujemy wpisów i skreśleń z listy radców prawnych, pion dyscyplinarny działa, prowadzimy aplikację, ale jak wynikało ze słów wielu radców i aplikantów nie jest to „normalne” działanie. Brakuje nam kontaktu bezpośredniego face to face, udziału w szkoleniach czy spotkaniach, gdzie bezpośredniego kontaktu nic nie zastąpi, ani zoom ani teams.
Spotkania Rady owocowały w ciągu każdego roku podejmowaniem ponad 600 uchwał w istotnych dla radców prawnych i aplikantów sprawach.
W trudnym epidemicznym okresie rada OIRP w drodze solidarności z chorymi na Covid 19 przeznaczyła 30 tysięcy złotych na zakup kondensatorów tlenu dla dwóch szpitali. Staraliśmy się też trafić do najbardziej potrzebujących seniorów poprzez pomoc w zakupach artykułów spożywczych i leków.
Powód do podsumowań, o którym wspomniałem w pierwszym zdaniu jest oczywisty - kończy się kadencja aktualnych władz samorządu naszej Izby. Większość osób działających w samorządzie sprawowała swoje funkcje przez dwie kadencje: przedostatnią 3-letnią i ostatnią 4-letnią. Wobec ustawowego ograniczenia pełnienia funkcji przez więcej niż dwie kadencje większość osób zakończy pełnienie swoich obecnych funkcji.
W czasie ostatnich siedmiu lat staraliśmy się zmienić oblicze naszej Izby. Wcześniej koncentrowała się ona li tylko na wykonywaniu zadań ustawowych. Zarówno głosy radców jak i doświadczenia innych izb wskazywały na oczekiwania radców wymagających od samorządu większego otwarcia i odpowiadania na potrzeby radców w dziedzinach nie objętych regulacjami ustawowymi. Dlatego też w pierwszym rzędzie postanowiliśmy o wydawaniu naszego kwartalnika, który trafia do Państwa domów lub kancelarii z podstawową misją informowania o tym, co w naszej izbie się dzieje i nie tylko, którego łamy otwarte są dla wszystkich chętnych do podzielenia się przemyśleniami z innymi radcami prawnymi.
Intensywnie zaangażowaliśmy się w organizowanie działalności integracyjnej szeroko rozumianej poprzez liczny udział radców prawnych w różnych formach aktywności fizycznej. To nie tylko okazja do współzawodnictwa z radcami naszej izby, innych izb, ale także kontakt z przedstawicielami innych zawodów prawniczych lub osób wykonujących inne zawody zaufania publicznego. Dla przykładu wymienić można organizację corocznych Tenisowych Mistrzostw Polski Prawników Badmintonowych Mistrzostw Śląska Prawników, Squashowych Mistrzostw Śląska Prawników, udział w zawodach biegowych i nordic walking, czy podjęcie przez Izbą organizacji I mistrzostw Polski Radców Prawnych w Koszykówce.W ramach tych inicjatyw nie zapominamy o osobach niepełnosprawnych, dlatego Izba zorganizowała dla tych osób coroczny turniej squashowy. Formy tej aktywności radców prawnych znajdują swoje odbicie w wynikach osiąganych przez naszych radców prawnych w zewnętrznym współzawodnictwie. Na ostatniej Ogólnopolskiej Spartakiadzie Prawników w Radomiu zajęliśmy, jako województwo śląskie 3 miejsce, a piłkarze zdobyli podczas tej imprezy miejsce pierwsze. Warto wspomnieć, że piłkarze halowi naszej izby dają powód do dumy będąc w ramach rywalizacji 19 izb najlepszą drużyną w historii.
Jeżeli na przestrzeni ostatnich dwóch kadencji postanowiliśmy składać radcom prawnym ofertę w zakresie rozwoju fizycznego, to nie zapominaliśmy o szerokiej ofercie „dla ducha”; przy współudziale komisji rady ds. współpracy z młodymi radcami organizowaliśmy wiele ciekawych spotkań teatralnych, filmowych i muzycznych. Cieszą się one tak dużą popularnością, że po ich ogłoszeniu na stronach Izby bilety znikają w kilka dni. Ponadto członkowie naszej izby uzyskali możliwość zamawiania i korzystaniaz kart sportowych FitProfit i FitSport uprawniające do korzystania z obiektów sportowychi rekreacyjnych w całej Polsce, na korzystnych zasadach dla członków naszej Izby.
Niewątpliwym hitem integracyjnym ostatnich lat na stałe wpisanym w kalendarz naszych wydarzeń (poza obecnym „koronawirusowym rokiem”) jest organizowany piknik dla radców prawnych. Ostatni w czerwcu 2019 roku zgromadził ponad 1000 osób w „Wesołym Miasteczku” w Chorzowie, gdzie całe rodziny radców prawnych wspaniale spędziły czas.Nie zapominając o najmłodszych corocznie organizujemy spotkania mikołajkowe i teatrzyki dla dzieci radców prawnych, które cieszą się dużym powodzeniem.
Poza tymi sferami bardzo duży nacisk położyliśmy na prowadzenie edukacji prawnej dzieci i młodzieży. Program edukacji to nie tylko lekcje w szkołach średnich, ale także udział w organizacji europejskiego dnia prawnika, czy udział dzieci młodszych w Ogólnopolskiej Akademii – Konkurs Wiedzy o Prawie skierowanej do szkół podstawowych i ponadpodstawowych. Poszerzanie form propagowania wiedzy o prawie polega też na organizacji konkursów plastycznych czy wdrażaniu projektu konkursu filmowego dla studentów wydziału prawa.
Nie zapominamy także o naszych seniorach, którzy bardzo aktywnie spędzali czas uczestnicząc w spotkaniach, wycieczkach, spektaklach teatralnych.
Jedną z istotniejszych sfer w działaniach samorządu i to nie tylko naszej Izby jest promocja naszego zawodu. Każda z powyżej opisanych aktywności nosi w sobie pewne elementy tej promocji, ale są też działania, których nie sposób pominąć, a które wprost ten zawód promują.W celach informacyjnych w większości naszych sądów stoją kartonowe, półtorametrowej wysokości temidy odsyłające na stronę naszej Izby informujące o zawodzie radcy prawnego. W celach pośrednio promocyjnych uczestniczymy aktywnie w działaniach Śląskiego Forum Zawodów Zaufania Publicznego będąc jako Izba jednym z jego założycieli. To blisko dwadzieścia zawodów dzielących się swoimi doświadczeniami, wymieniającymi poglądy czy zajmującymi stanowiska kierowane do opinii publicznej w istotnych dla tych zawodów sprawach.
Funkcjonowanie naszej Izby w przestrzeni internetowej dzięki Facebookowi czy nowej stronie internetowej Izby pozwala optymistycznie w dziedzinie nowych technologii patrzeć w przyszłość biorąc pod uwagę, że nie tylko z powodu epidemii działalność wirtualna nabierać będzie coraz większego znaczenia. Nowoczesne techniki oczekiwane są głównie przez młodych radców prawnych, a wiemy że przy wpisywaniu corocznie ponad 100 osób na listę średnia wieku radców naszej izby systematycznie spada.
Szanowni Państwo,
Jak widać z powyższego nowych aktywności naszego działania na przestrzeni ostatnich siedmiu lat jest wiele. Opisałem powyżej te sfery, które w trakcie ostatnich dwóch kadencji dziekana stały się nowymi aktywnościami naszej Izby. Ale nie zapominamy również, że Izba nasza angażowała się w działalność na szczeblu krajowym. Miałem zaszczyt w ostatniej kadencji pełnić funkcję Wiceprezesa Krajowej Rady Radców PrawnychNie sposób wymienić również wszystkich tych obszarów, które Izba realizuje jako obowiązki wynikające z zapisów naszej ustawy.
Zdaję sobie sprawę, że można zastanawiać się czy coś jeszcze należało zrobić. Na pewno tak, bo trzeba stawiać sobie ambitne cele.
Jako kończący swoją drugą kadencję dziekan wszystkim osobom (czy wymienionym czy też nie, ale równie ważnym) angażującym się w działalność naszej liczącej 3500 radców prawnych Izby na przestrzeni ostatnich siedmiu lat, składam serdeczne podziękowania za współpracę. Była to drużyna działająca na rzecz wspólnego dobra, gdyż każdy z nas jest samorządem z osobna jak i jesteśmy nim wszyscy razem.
Ryszard Ostrowski - radca prawny, wspólnik w Kancelarii Radców Prawnych i Adwokatów Lexus-Consulting Gicala, Koczar, Ostrowski, Pokorski Sp. P., w poprzednich dwóch kadencjach pełnił funkcję Dziekana OIRP w Katowicach.
03
Prawne skutki przekształcenia przedsiębiorcy jednoosobowego w spółkę z o.o., a kwestia majątku wspólnego
Przepisy Kodeksu spółek handlowych dopuściły możliwość przekształcenia przedsiębiorcy jednoosobowego w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Przepisy w tym zakresie – art. 584(1) K.s.h. zostały wprowadzone do kodeksu na podstawie ustawy z dnia 25.03.2011 r. o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców. Regulacja obowiązuje od dnia 1 lipca 2011 r. Rozwiązanie prawne, o którym mowa jest w praktyce stosowane przez przedsiębiorców, którzy chcieliby zapewnić sobie (a z reguły swoim następcom prawnym) możliwość swobodnego kontynuowania działalności (niezależnie od różnego rodzaju zdarzeń losowych) gospodarczej.
Niniejsze opracowanie nie ma na celu szczegółowego omawiania istoty wskazanej regulacji prawnej, a jedynie omówienie następującego stanu faktycznego i związanego z nim orzeczenia sądowego.
Stan faktyczny:
Przedsiębiorca jednoosobowy podjął decyzję o przekształceniu swojego przedsiębiorstwa w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością w oparciu o art. 584(1) i następne K.s.h. W tym celu, zgodnie z przepisami, złożył przed notariuszem oświadczenie o przekształceniu oraz przyjął, w tym samym dniu, w formie aktu notarialnego akt założycielski spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (umowę spółki). Oświadczenie to zostało poprzedzone wymaganą przez przepisy kodeksu spółek handlowych procedurą przyjęcia planu przekształcenia poddanego badaniu przez biegłego rewidenta. Co istotne i ważne podkreślenia na powyższe czynności w formie aktu notarialnego wyraziła zgodę małżonka przedsiębiorcy w oparciu o art. 37 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego. Dodatkowo wskazać w tym miejscu trzeba, że przedsiębiorstwo jednoosobowe, było objęte majątkiem wspólnym małżonków, którzy nie zawierali umów majątkowych małżeńskich. Wskutek dokonanych czynności właściwy sąd rejestrowy dokonał wpisu do rejestru przedsiębiorców spółki z o.o., powstałej w wyniku przekształcenia. Jedynym wspólnikiem spółki został dotychczasowy przedsiębiorca jednoosobowy.
Po dokonaniu wpisu przekształcenia do rejestru przedsiębiorców spółka powstała w wyniku przekształcenia złożyła do sądu wieczystoksięgowego wniosek o ujawnienie nowego użytkownika wieczystego prawa własności nieruchomości (oraz związanego z tym prawem prawa odrębnej własności zabudowań) w swojej osobie. W tym celu wystąpiła o wpisanie spółki do księgi wieczystej w miejsce dotychczasowych użytkowników wieczystych to jest przedsiębiorcy jednoosobowego oraz jego małżonki. Wskazać w tym miejscu trzeba, że w/w prawa zostały nabyte w przez przedsiębiorcę oraz jego małżonkę, na potrzeby związane z prowadzonym przedsiębiorstwem.
Nieruchomości, których dotyczył wniosek były wykorzystywane na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.
Przedmiotowe składniki majątkowe od dnia ich nabycia stanowiły składniki majątku przedsiębiorstwa.
Uwzględniając fakt, że w/w nieruchomości wchodziły w skład przedsiębiorstwa przedsiębiorcy jednoosobowego, po jego przekształceniu konieczne było złożenie wniosku o ujawnienie przejścia praw na podmiot (Spółka z o.o.) powstały w wyniku przekształcenia, zgodnie z przepisami prawa.
Orzeczenie i stanowisko sądu wieczystoksięgowego:
Sąd wieczystoksięgowy oddalił wniosek wnioskodawcy o dokonanie wpisu na rzecz Spółki prawa użytkowania wieczystego nieruchomości oraz związanego z tym prawem prawa odrębnej od gruntu własności budynków w księdze wieczystej. W uzasadnieniu skarżonego postanowienia Sąd wskazał, że w księdze wieczystej jest wpisane prawo użytkowania wieczystego na rzecz obojga małżonków w ustawowej wspólności. Sąd podkreślił, że małżonka nie była przedsiębiorca, w związku z czym jej osoba oraz jej majątek nie był dotknięty skutkami prawnymi przekształcenia przedsiębiorcy w spółkę z o.o. Tym samym skoro czynność przekształcenia formy prowadzenia działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę, w odniesieniu do prawa, dla którego jest prowadzona księga wieczysta, nie odniosły skutku przewidzianego w przepisie art. 584 (2) KSH to prawo użytkowania wieczystego gruntu i własności budynku nie przysługuje Spółce.
Zarzuty apelacyjne i stanowisko Spółki:
Spółka nie zgodziła się orzeczeniem Sądu Rejonowego. Spółka wyjaśniła w apelacji, że podstawą wniosku złożonego do sądu wieczystoksięgowego był fakt, że Spółka powstała w wyniku przekształcenia przedsiębiorcy jednoosobowego w spółkę z o.o. na podstawie art. 584 (1-13) KSH.
Spółka zarzuciła sądowi I instancji naruszenie art. 584 (2) Kodeksu spółek handlowych poprzez błędne i niewłaściwe jego zastosowanie polegające na bezzasadnym nieuwzględnieniu zasad sukcesji uniwersalnej (generalnej) spółki powstałej w wyniku przekształcenia przedsiębiorcy jednoosobowego oraz przyjęcie, że wnioskodawca nie jest uprawniony do potwierdzenia przejścia prawa użytkowania wieczystego nieruchomości (oraz związanego z nim prawa odrębnej od gruntu własności budynków) na rzecz spółki z o.o. Spółka zaznaczała, że zgodnie z art.584(2). § 1 KSH. Spółce przekształconej przysługują wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego. Osoba fizyczna, o której mowa w art. 551 § 5, staje się z dniem przekształcenia wspólnikiem albo akcjonariuszem spółki przekształconej. Cytowany przepis nie pozostawia wątpliwości w zakresie skutków przekształcenia przedsiębiorcy jednoosobowego w spółkę z o.o. Zresztą na tym polega istota przekształcenia, że następca prawny wstępuje w prawa i obowiązki poprzednika prawnego.
W tym przypadku mamy bowiem do czynienia nie z kontynuacją przez spółkę praw i obowiązków podmiotu przekształcanego, ale z ich sukcesją uniwersalną. Z tego względu art. 584(2) § 1 KSH, inaczej niż art. 553 § 1 KSH, stanowi, iż spółce przekształconej przysługują wszelkie prawa i obowiązki, a nie że spółka ta staje się podmiotem tych praw i obowiązków. Zgodnie z art. 584(2) § 1 KSH, sukcesja obejmuje wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego, tak z zakresu prawa materialnego jak i procesowego.
Podkreślić ponadto trzeba, że konsekwencją przekształcenia jest uzyskanie przez przekształcanego przedsiębiorcę statusu jedynego wspólnika (akcjonariusza) w spółce przekształcanej. w wyniku przekształcenia, bez potrzeby składania jakiegokolwiek dodatkowego oświadczenia staje się jedynym wspólnikiem spółki przekształconej, tracąc jednocześnie własną podmiotowość gospodarczą. Z dniem przekształcenia następuje objęcie przez jedynego wspólnika albo akcjonariusza spółki przekształconej wszystkich udziałów lub akcji w spółce przekształconej, dokonuje się to ex lege bez potrzeby składania w tym zakresie jakiekolwiek oświadczenia. Oznacza, to że nie było możliwe, aby wspólnikiem przekształcanej spółki mogła stać się w jakiejś części małżonka przedsiębiorcy, czego zdawało się oczekiwał Sąd Rejonowy. W rozpatrywanym stanie faktycznym mieliśmy do czynienia z nieruchomością oraz budynkami stanowiącymi majątek przedsiębiorcy przekształcanego, a następnie przekształcanej spółki. Tym samym te elementy majątku przedsiębiorcy z mocy prawa stały się elementami majątku spółki powstałej w wyniku przekształcenia.
Zaznaczyć w tym miejscu należy, że zgodnie z treścią art. 551 k.c. przedsiębiorstwo jest zorganizowanym zespołem składników niematerialnych i materialnych przeznaczonym do prowadzenia działalności gospodarczej. Obejmuje ono w szczególności własność nieruchomości i inne składniki wymienione w tym przepisie. Sukcesja wskazana w art. 5842 § 1 ksh obejmuje wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego, tak z zakresu prawa materialnego jak i procesowego. Przepisy art. 5841-13 kodeksu spółek handlowych regulują całościowo procedurę przekształcenia przedsiębiorcy w spółkę kapitałową i żaden z tych przepisów nie wymagał przeprowadzenia uprzedniego podziału majątku wspólnego małżonków (u których obowiązuje ustrój wspólności ustawowej), tak aby składniki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą jednego z małżonków stały się jego wyłączną własnością. Również przepisy K.r.o. nie wprowadzają takiego wymogu.
Z dniem przekształcenia następuje objęcie przez jedynego wspólnika spółki przekształconej wszystkich udziałów w spółce przekształconej. Udziały zostają pokryte majątkiem przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 551 k.c. W przypadku gdy przedsiębiorstwo (jego składniki majątkowe) w znaczeniu art. 551 k.c. było objęte wspólnością ustawową, udział w sp. z o.o. „w jego aspekcie materialnym”, staje się składnikiem majątku wspólnego małżonków (natomiast wspólnikiem, uprawnionym zwłaszcza do wykonywania praw korporacyjnych, zostaje ten małżonek, który dokonywał czynności), tak w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 20 maja 1999 r., I CKN 1146/97.
W przypadku osób fizycznych, pozostających we wspólności majątkowej małżeńskiej, przedsiębiorstwo prowadzone przez osobę fizyczną wchodzi w skład wspólności majątkowej małżeńskiej (oczywiście jeżeli nie zachodzą inne okoliczności, takie jak ustanowienie rozdzielności majątkowej), a zatem jeżeli przedsiębiorstwo na skutek przekształcenia stanie się własnością jednoosobowej spółki kapitałowej wymagana jest zgoda współmałżonka, w trybie art. 37 § 1 pkt 3 KRO, (tak w KSH red. Strzępka 2013 wyd. 6 / Pinior.) Wobec powyższego, skoro wszystkie składniki majątku przedsiębiorcy przekształcanego były objęte wspólnością ustawową przedsiębiorcy i jego małżonka, , wszystkie te prawa, jako składniki wskazanego przedsiębiorstwa, na podstawie art. 5842 § 1 kodeksu spółek handlowych, przysługują od chwili przekształcenia przedsiębiorstwa w spółkę (t.j. od dnia 30 marca 2015) spółce, zaś udziały w tej spółce stały się składnikiem majątku wspólnego małżonków.
Spółka zarzuciła Sądowi I instancji także naruszenie art. 31 § 1 w związku z art.35 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego poprzez uznanie, że majątek przedsiębiorstwa prowadzonego w formie jednoosobowej, a następnie przekształconego w spółkę z o.o. nie stanowi majątku wspólnego małżonków jak również warunkowanie przez sąd przeniesienia prawa na spółkę z o.o. koniecznością dokonania uprzedniego działu majątku pomiędzy małżonkami. Zaznaczyć trzeba, że zgodnie z art. 31 kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, z chwilą zawarcia małżeństwa powstaje między małżonkami z mocy prawa wspólność majątkowa (wspólność ustawowa), obejmująca przedmioty majątkowe nabyte w czasie jej trwania przez oboje małżonków lub przez jednego z nich (majątek wspólny). Zatem również nieruchomości, które małżonkowie nabywają w trakcie trwania wspólności ustawowej za środki wspólne, na potrzeby prowadzonej przez jednego z nich działalności gospodarczej, są objęte wspólnością majątkową małżeńską.
Tym samym przedsiębiorstwo prowadzone przez przedsiębiorcę jednoosobowego oraz jego składniki majątkowe stanowiły majątek wspólny małżonków. Fakt, że przy przekształceniu jedynym wspólnikiem spółki z o.o. został małżonek prowadzący działalność gospodarczą wynika wprost z przepisów KSH. Nie zmienia to jednak w żaden sposób sytuacji udziałów w spółce z o.o., które są objęte wspólnością majątkową małżeńską.
Wnioskodawca wskazał, że sugestia Sądu Rejonowego o dokonanie przed przekształceniem przedsiębiorstwa w spółkę z o.o. rozdzielności majątkowej, a następnie działu majątku dorobkowego (nawet częściowego) jest zupełnie nieuzasadniona. Taki obowiązek nie wynika bowiem z żadnego przepisu prawa i jest zupełnie obojętny z punktu widzenia stosunków majątkowych pomiędzy małżonkami oraz w przedmiocie ustalenia składników majątku wspólnego czy odrębnego małżonków.
Rozstrzygnięcie sądu II instancji:
Sąd okręgowy rozpoznający apelację postanowił zmienić zaskarżone orzeczenie sądu I instancji i nakazał dokonanie wpisu do księgi wieczystej zgodnie ze złożonym przez Spółkę wnioskiem.
Sąd odwoławczy uznał, że apelacja jest zasadna i musi skutkować zmianą zaskarżonego postanowienia. Istota rozstrzygnięcia sprawy sprowadzała się do odpowiedzi na pytanie czy spółka powstała w wyniku przekształcenia stała się beneficjentem prawa użytkowania wieczystego ujawnionego w księdze wieczystej, pomimo że w treści księgi są ujawnieni małżonkowie na zasadach wspólności majątkowej małżeńskiej.
Sąd II instancji w uzasadnieniu swojego orzeczenia wskazał , że prawo ujawnione w księdze wieczystej było związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ponadto małżonek przedsiębiorcy wyraził zgodę na przekształcenie przedsiębiorstwa w spółkę, wobec czego na zasadzie sukcesji uniwersalnej spółka stała się podmiotem tych praw. Sąd podkreśli także, że skoro przedsiębiorca wykonał wszelkie czynności wymagane do przekształcenia, to skutki prawne wobec składników majątkowych przedsiębiorstwa zachodzą z mocy prawa. Brak bowiem wymogów w zakresie konieczności dokonywania innych i dodatkowych czynności dotyczących wspólnego majątku małżonków w tym zakresie.
Opracowano w Kancelarii Radców Prawnych i Adwokatów Lexus-Consulting Gicala, Koczar, Ostrowski, Pokorski Sp. P.
04
Czy ZUS musi płacić odsetki za opóźnienie w wypłacie?
OBOWIĄZEK UISZCZENIA PRZEZ ZUS ODSETEK ZA OPÓŹNIENIE ZA WYPŁACONY NA SKUTEK PRZEPROWADZONEGO POSTĘPOWANIA SĄDOWEGO ZASIŁEK CHOROBOWY
Spór prowadzony w imieniu naszego Klienta dotyczył odsetek za opóźnienie od wypłaconego przez ZUS zasiłku chorobowego. Zasiłek chorobowy wypłacony został na skutek odwołania od decyzji ZUS, w której to decyzji organ twierdził, iż wystawione zaświadczenia lekarskie nie oddają rzeczywistych schorzeń, na której cierpiał Klient, w związku z czym odmówił wypłaty zasiłku chorobowego.
W toku postępowania przed Sądem I instancji przeprowadzono dowody z opinii biegłych, które potwierdziły, iż przedstawiona przez ubezpieczonego Klienta dokumentacja medyczna była wiarygodna, a pomiędzy przerwami w zwolnieniach lekarskich Klient był zdolny do pracy. W wyniku przeprowadzonego postępowania sądowego ZUS wypłacił zasiłek chorobowy, ale bez odsetek za opóźnienie wydając w tym zakresie kolejną decyzję odmowną.
Sąd I instancji przychylił się do stanowiska ZUS stwierdzając, iż opóźnienie powstało na skutek przyczyn niezależnych od organu. Na skutek wniesionej apelacji wyrok Sądu I instancji został zmieniony. Sąd II instancji uwzględniając apelację stwierdził, iż w stanie faktycznym nie ujawniono w toku postępowania o wypłatę zasiłku żadnych nowych okoliczności, w szczególności dotyczących stanu zdrowia ubezpieczonego, które nie były znane organowi w chwili wydawania decyzji o odmowie wypłaty zasiłku chorobowego, stąd też konieczne jest uiszczenie odsetek za opóźnienie w wypłacie tegoż zasiłku.
Opracowano w Kancelarii Radców Prawnych i Adwokatów Lexus-Consulting Gicala, Koczar, Ostrowski, Pokorski Sp. P.
05
Prawo do renty rodzinnej małżonki rozwiedzionej i wdowy
Przesłanki nabycia prawa do renty rodzinnej po zmarłym mężu przez małżonkę rozwiedzioną lub wdowę reguluje Ustawa o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Renta rodzinna przysługuje uprawnionym członkom rodziny osoby, która w chwili śmierci miała ustalone prawo do emerytury lub renty z tytułu niezdolności do pracy lub spełniała warunki wymagane do uzyskania jednego z tych świadczeń. Ponadto, renta rodzinna przysługuje także uprawnionym członkom rodziny osoby, która w chwili śmierci pobierała zasiłek przedemerytalny, świadczenie przedemerytalne lub nauczycielskie świadczenie kompensacyjne. Do kręgu osób uprawnionych należy m.in. wdowa i małżonka rozwiedziona.
Wdowa ma prawo do renty rodzinnej, jeżeli w chwili śmierci męża osiągnęła wiek 50 lat lub była niezdolna do pracy albo wychowuje co najmniej jedno z dzieci, wnuków lub rodzeństwa uprawnione do renty rodzinnej po zmarłym mężu, które nie osiągnęło 16 lat, a jeżeli kształci się w szkole - 18 lat życia, lub jeżeli sprawuje pieczę nad dzieckiem całkowicie niezdolnym do pracy oraz do samodzielnej egzystencji lub całkowicie niezdolnym do pracy, uprawnionym do renty rodzinnej. Prawo do renty rodzinnej nabywa również wdowa, która osiągnęła wiek 50 lat lub stała się niezdolna do pracy po śmierci męża, nie później jednak niż w ciągu 5 lat od jego śmierci lub od zaprzestania wychowywania dzieci, wnuków lub rodzeństwa uprawnione do renty rodzinnej po zmarłym mężu, które nie osiągnęło 16 lat, a jeżeli kształci się w szkole - 18 lat życia, lub dzieci całkowicie niezdolne do pracy oraz do samodzielnej egzystencji lub całkowicie niezdolne do pracy, uprawnione do renty rodzinnej.
Małżonka rozwiedziona lub wdowa, która do dnia śmierci męża nie pozostawała z nim we wspólności małżeńskiej, ma prawo do renty rodzinnej, jeżeli dodatkowo miała w dniu śmierci męża prawo do alimentów z jego strony ustalone wyrokiem lub ugodą sądową. Zakład Ubezpieczeń Społecznych bardzo często szczegółowo weryfikuje prawo do renty rodzinnej wdowy, w sytuacji powzięcia wiedzy o braku wspólnego zamieszkiwania małżonków.
W życiu bowiem zdarzają się różne sytuacje powodujące, że osoby będące formalnie w związku małżeńskim jednocześnie mają różne miejsca zamieszkania. W takiej sytuacji organ rentowy bada więzi łączące małżonków gdyż sam brak wspólnego zamieszkiwania nie przesądza automatycznie, że między takimi osobami nie występuje wspólność małżeńska. Chodzi tu o więź duchową, emocjonalną, rodzinną, materialną, finansową, uczuciową czy gospodarczą. Samo bowiem oddzielne zamieszkiwanie małżonków nie jest równoznaczne z ustaniem wspólności małżeńskiej. W takiej sytuacji należy zweryfikować przyczyny oddzielnego zamieszkiwania, które mogą być bardzo rożne, np. ciężka choroba zmarłego małżonka, który leczył się w zakładzie zamkniętym, obowiązki rodzinne względem starszej, schorowanej matki czy podjęcie pracy za granicą. Organ rentowy powinien wówczas ustalić na czym polegały ewentualne więzi faktyczne. Wówczas to wdowa ma obowiązek wykazać istnienie tych więzi np. za pomocą zeznań świadków, wspólnych rachunków, zdjęć, wiadomości sms, nagrań audio itp. Bardzo ważne jest więc aby już wcześniej pomyśleć o tym co może nas spotkać w przyszłości i podjąć odpowiednie kroki chroniące nasze prawa.
Odnośnie przesłanki nabycia prawa do renty rodzinnej polegającej na posiadaniu prawa do alimentów ustalonych wyrokiem lub mocą ugody sądowej w orzecznictwie sądowym występują następujące rozbieżności. Niektóre bowiem sądy uzależniają prawo do renty rodzinnej wyłącznie od posiadania prawa do alimentów na podstawie wyroku lub ugody sądowej. Zdarzają się również takie orzeczenia, gdzie sądy uznają prawo do renty rodzinnej w sytuacji gdy formalnie alimenty nie są zasądzone, natomiast faktycznie były małżonek płacił regularnie ustalone kwoty celem pokrycia kosztów utrzymania. Trybunał Konstytucyjny w wyroku z dnia 13 maja 2014 r. uznał, że art. 70 ust. 3 ustawy o emeryturach i rentach z FUS jest niezgodny z art. 67 ust. 1 w zw. z art. 32 ust. 1 Konstytucji RP w zakresie, w jakim uprawnienie małżonki rozwiedzionej do uzyskania renty rodzinnej uzależnia od wymogu posiadania w dniu śmierci męża prawa do alimentów z jego strony, ustalonych wyłącznie wyrokiem lub ugodą sądową. Niestety nadal mimo takiego stanowiska Trybunału Konstytucyjnego w orzecznictwie sądowym występują odmienne poglądy.
Opracowano w Kancelarii Radców Prawnych i Adwokatów Lexus-Consulting Gicala, Koczar, Ostrowski, Pokorski Sp. P.
06
Najnowszy wpis
Ochrona danych osobowych w czasie pracy zdalnej
W czasie trwającej pandemii zagadnieniem, które wywołuje szereg wątpliwości prawnych jest wykonywanie przez pracowników pracy zdalnej. Poniżej przedstawiony zostanie jeden z aspektów bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej, to jest realizacja takiej pracy w świetle zasad ochrony danych osobowych. Przedstawione kwestie mają charakter wyjściowy w tym znaczeniu, iż ich celem jest ukierunkowanie uwagi na obszar ochrony danych osobowych. Dostosowywanie i uszczegółowienie rozwiązań w obszarze ochrony danych osobowych wymaga każdorazowo analizy w obrębie konkretnego zakładu pracy i następuje według jego potrzeb i organizacji.
Przypomnieć należy, iż art. 3 ust. 1 ustawy z 2 marca 2020r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych definiuje pracę zdalną jako pracę wykonywaną poza miejscem jej stałego wykonywania. W zdecydowanej większości przypadków realizacja pracy zdalnej będzie wiązać się z przetwarzaniem danych osobowych. Zarówno pracodawca, jak i pracownik analizując jak przetwarzać dane osobowe w czasie pracy zdalnej uwzględnić muszą dwa podstawowe założenia. Po pierwsze, unormowanie wydawane w celu zwalczania pandemii COVID-19 nie zniosło, ani nie zwolniło zakładów pracy z obowiązków przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Po drugie, przepisy RODO[1] nie regulują odrębnie zagadnienia realizacji pracy zdalnej. W rezultacie pracy zdalnej dotyczyć będą wynikające z rozporządzenia RODO zasady przetwarzania danych, w tym wynikające z art. 5 zasady: zgodności z prawem, rzetelności, przejrzystości (art. 5 ust. 1 lit. a RODO); zasada ograniczonego celu (art. 5 ust. 1 lit. b RODO), zasada minimalizacji danych (art. 5 ust. 1 lit. c RODO), zasada prawidłowości danych (art. 5 ust. 1 lit. d RODO), zasada ograniczenia przechowywania (art. 5 ust. 1 lit. e RODO), zasada integralności i poufności (art. 5 ust. 1 lit. f RODO). Administrator danych, a będzie nim w omawianym przypadku pracodawca, musi wykazać, że spełnia powyższe zasady (rozliczalność).
W doktrynie, a za nią w praktyce obrotu, doszło do wyodrębnienia kategorii czynności niezbędnych do prawidłowego wdrożenia i stosowania zasad ochrony danych osobowych w ramach pracy zdalnej. Wskazuje się na następujące czynności (jako obowiązki po stronie pracodawcy):
1) przeprowadzenie analizy ryzyka związanego z powierzeniem pracy zdalnej,
2) przeszkolenie pracowników i zapewnienie stałego dostępu do szkoleń dotyczących ochrony danych osobowych,
3) zapewnienie dostępu do obowiązującej dokumentacji z zakresu ochrony i przetwarzania danych;
4) zapewnienie i kontrola sprzętu/urządzeń, przy pomocy której świadczona jest praca zdalna,
5) organizacja procesu udostępniania dokumentów,
6) cykliczna kontrola rozwiązań, w tym stosowanie checklisty dla stosowanych zabezpieczeń.
Pracodawców jako administratorów nadal wiążą i dotyczą również obowiązki z zakresu prowadzenia rejestrów: rejestru czynności przetwarzania, rejestru naruszeń, ewidencji wydanych upoważnień do przetwarzania danych, rejestru żądań od podmiotów przetwarzających dane osobowe.
W zakresie szczegółowych rozwiązań zalecane jest posługiwanie się w pracy zdalnej zabezpieczoną dokumentacją elektroniczną. Wydanie pracownikowi dokumentacji w formie papierowej traktowane jest jako wyjątek; wymagane jest wówczas ewidencjonowanie wydanych dokumentów. Ponadto pracodawca winien wówczas (przy wydaniu dokumentacji papierowej) ocenić czy możliwe jest wydanie wyłącznie kopii dokumentów, co winno nastąpić z zachowaniem zasady minimalizacji przetwarzania danych i anonimizacji. W analizie ryzyka pracodawca powinien odnieść się do kwestii zabezpieczenia nośników danych, a więc określić konieczność ich zabezpieczenia przed dostępem innych osób niż pracownik, zabezpieczenia przed domownikami, zwierzętami, następnie zabezpieczenia przed przypadkową utratą nośników, ich zniszczeniem, zalaniem. Odrębnie pracodawca winien uregulować procedurę zwrotu nośników danych, usuwania danych (wyraźnie winien wybrzmieć zakaz wyrzucania nośników danych, umieszczania z odpadami). Warto zwrócić uwagę na postępującą formalizację procesu organizacji pracy zdalnej i wprowadzane w tym zakresie regulaminy pracy zdalnej, obejmujące również aspekt ochrony danych osobowych.
Pracodawca może za zgodą pracownika powierzyć wykonywanie pracy na sprzęcie prywatnym, wymaga to jednak wdrożenia dodatkowych zasad bezpieczeństwa. Doktryna wskazuje jako przykład wdrożenie procedury tzw. BYOD (Bring Your Own Device, tłumaczone jako przynieś swoje urządzenia). Stosowanie prywatnego sprzętu niesie za sobą konieczność ustalenia zainstalowanych w nim aplikacji i oceny ryzyka transferu danych poza obszar EOG. Niestety polskie ustawodawstwo nie nadąża za stosowaniem modeli BYOD zarówno na płaszczyźnie prawa pracy, jak i prawa podatkowego, nie mówiąc już o stosowaniu jeszcze bardziej zaawansowanych technologicznie rozwiązań takich jak BYOS (Bring Your Own Software, przynieś swoje oprogramowanie) czy CYOS (Choose Your Own Software, wybierz swoje oprogramowanie). Prawidłowe wdrożenie modelu BYOD nie polega wyłącznie na zgodzie pracownika na użycie sprzętu prywatnego do celów służbowych, ale na skonstruowaniu szczegółowej klauzuli dla potrzeb pracy zdalnej, która określi reguły: monitorowania stanu sprzętu pracownika, uprzedniego sprawdzenia i przygotowania urządzenia do przyjęcia danych, następnie zwrotu sprzętu i usuwania danych.
Po stronie obowiązków pracowniczych szczególny akcent położony jest na kwestie bezpiecznego komunikowania z pracodawcą zarówno w zakresie spełnienia obowiązków przynależnych do pracy zdalnej, jak i zgłaszania naruszeń. W tym świetle niezbędne jest unikania korzystania z sieci publicznych, dokonywanie aktualizacji oprogramowania, unikania instalowania aplikacji dodatkowych (niezgodnych z procedurą bezpieczeństwa organizacji), zabezpieczenia komputera, telefonu hasłem, szyfrowania wiadomości, używania poczty służbowej, sprawdzenia czy komputer jest chroniony programem antywirusowym, wykrywania i zgłaszania zagrożeń. Pracownik winien komunikować się z pracodawcą poprzez jasno zdefiniowane środki komunikacji służbowej (pocztę elektroniczną służbową), nie powinien natomiast do tego celu posługiwać się komunikatorami prywatnymi, wysyłaniem wiadomości na portalach społecznościowych itd.
W zakresie organizacji pracy zdalnej wydane zostały wytyczne przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dostępne na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych), Europejską Radę Ochrony Danych Osobowych a także szereg specjalistycznych opracowań organizacji branżowych.
Opracowano w Kancelarii Radców Prawnych i Adwokatów Lexus-Consulting Gicala, Koczar, Ostrowski, Pokorski Sp. P.
Wszelkie prawa zastrzeżone © 2024
Kancelaria Radców Prawnych i Adwokatów LEXUS-CONSULTING Gicala, Koczar, Ostrowski, Pokorski Sp. p.